Главная страница

Руководство по осуществлению процедур внутреннего контроля в розничных магазинах ООО адидас


Скачать 1,21 Mb.
НазваниеРуководство по осуществлению процедур внутреннего контроля в розничных магазинах ООО адидас
АнкорRetail manual v8.doc
Дата24.04.2017
Размер1,21 Mb.
Формат файлаdoc
Имя файлаRetail manual v8.doc
ТипРуководство
#1439
страница6 из 44
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   44

Процесс приемки товара в магазине должен осуществляться с использованием загруженных в Информационную систему “1С” электронных накладных на поставку товара.

  • Приемка товара в магазине без использования электронных накладных (ЭН) допускается только по согласованию с ответственным Контролером товарных остатков \ Аудитором розничной сети.

  • Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник концептуального магазина обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в Информационной системе “1С” и в течение 24 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале.
  • Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник дисконт-центра обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в Информационной системе “1С” и обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале, в зависимости от количества принимаемого товара в течение следующего времени:

    • менее 4000 единиц - в течение 48 часов с момента учета товара в Информационной системе “1С”;

    • более 4000 единиц товара - в течение 72 часов с момента учета товара в Информационной системе “1С”.

        1. Количество учтенного товара должно в точности совпадать с количеством товара в соответствующих ТТН/ТН.

        2. Учтенные документы в Информационной системе “1С” должны быть выгружены Директором магазина в офисную бухгалтерскую систему вечером того дня, в котором был произведен их учет. Выгрузка документов проходит автоматически при выполнении операции закрытия смены.

        3. В случае невозможности учета поставки в установленные сроки, в день фактического поступления товара в магазин Директор дисконт-центра обязан запросить у Специалиста по работе с претензиями Центра дистрибуции ООО “АДИДАС” подтверждение о возможности учета поставки магазином в течение ближайших 4 (четырех) дней.
        4. Без специального указания сотрудников отдела Маркетинга ООО “АДИДАС”, сотрудникам магазина запрещено создавать и учитывать в Информационной системе “1С” Приходные накладные на оборудование и POS-материалы, неподлежащие реализации.
        5. Каждая учтенная Приходная/Расходная накладная должна содержать фамилию сотрудника, осуществлявшего пересчет товара и ответственного за его приемку в специальном разделе соответствующей накладной информационной системы “1С". При формировании корректирующих накладных, необходимо обязательно указывать номера документов, на которые ссылается накладная коррекции.
        6. Каждая Приходная накладная товарного отчета магазина – получателя, должна быть скреплена с соответствующей ТТН на данную поставку и должна соответствовать ей по перечню артикулов, количеству товаров и их размерам.
        7. В зависимости от объема поставки Директор магазина обязан обеспечить разгрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):

      • в течение 1 часа (до 100 коробов);

      • в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);

      • в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);

      • в течение 4 часов (свыше 300 коробов).

    Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше.
        1. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), ООО “АДИДАС” может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.



      1. Порядок работы при выявлении расхождений в поставках

        1. Если Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник выявил расхождения между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, он обязан составить Акт расхождений (Приложение 2). Во всех экземплярах ТТН/ТН Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом.
    В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах, Акты расхождений (формы 1, 2) составляются в двух экземплярах. Один экземпляр передается Водителю, другой с подписью водителя остается в магазине. При этом в таких случаях дополнительно необходимо организовать подписание водителем ТТН/ТН с отметками о недостаче.

    1. Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан проверять Акт расхождений на предмет:

    • совпадения цен на товары, указанные в Акте расхождений и ТТН/ТН;

    • правильности суммирования всех стоимостей товаров;

    • наличия номера и даты составления;

    • указания адреса магазина-составителя;

    • заполнения всех полей в таблице;

    дополнительно в случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах

    • наличия подписи водителя и её расшифровки (ФИО);

    • качество фотографий (четкость изображения).




    1. В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах, после подписания Акта расхождений водителем, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен известить о выявленной недостаче следующих адресатов:


    приложив к письму составленный Акт расхождений в формате Excel, а также следующие фотографии:

    • всех страниц составленного Акта расхождений;

    • первой и последней страниц “Товарного” раздела ТТН, а также все страницы “Транспортного раздела” ТТН (т.е. все титульные страницы и страницы, содержащие подписи или печати);

    • первой страницы ТН и все последние страницы, содержащие подписи или печати).


    Внимание! Если водитель отказывается подписывать Акт расхождений, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник не должен отдавать ТТН/ТН по данной перевозке водителю и в обязательном порядке должен незамедлительно уведомить об этом Диспетчера Транспортной группы Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”.


    1. При выявлении остальных видов расхождений, составленный акт расхождений в формате Excel высылается:

    • на электронный адрес RetailClaims.RU@adidas-group.com,

    • Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью,

    • магазину-отправителю (если поставка осуществлялась из другого магазина).

    Необходимость добавления других адресатов письма либо отправка фотографий ТТН/ТН/ Акта расхождений отсутствует.

    1. В ответ на письмо, отправленное Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником по вышеуказанным адресам, на электронный ящик отправителя должно автоматически быть прислано письмо с подтверждением учета данного Акта расхождений в информационной системе склада. Данное письмо необходимо распечатывать и прикладывать в комплект соответствующего товарного отчета (вместе с коррекционной накладной и Актом расхождений):

    • если в течение суток с момента отправки электронного письма с приложенным Актом расхождений магазину – отправителю не поступило автоматическое подтверждение об учете данного Акта расхождений в системе, то Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику магазина необходимо обратиться к Аналитику по претензиям отдела Внутреннего аудита, и по согласованию с ним предпринять дальнейшие действия.

    • если в магазин поступило электронное сообщение о необходимости внесения изменений в ранее отправленный Акт расхождений, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник магазина обязан внести соответствующие изменения и осуществить отправку измененного Акта расхождений в день получения данного сообщения.


    Информация, поступающая на электронный ящик RetailClaims.RU@adidas-group.com, автоматически обрабатывается системой и переносятся в специальный отчет «Report», расположенный по следующему адресу: I:/d_Logistic/Common/claims.

        1. Если водитель/представитель транспортной компании предлагает подписать Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику товарно-транспортные документы или Акт расхождений по форме перевозчика, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник дол-жен подписать данные документы только после подписания водителем Акта расхождений по форме ООО «Адидас» (Приложение 2) и ТТН, а также удостоверившись, что количество и арти-кула товара, указанные в акте перевозчика, полностью соответствуют товару, указанному в акте расхождений ООО «Адидас».
        2. Если водитель транспортного средства отказывается ожидать окончания пересчета коробов или по-артикульной приемки товара, находящегося в поврежденных коробах, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник не должен подписывать ТТН/ТН и обязан оставить у себя все экземпляры товарно-транспортных документов (подписание товарно-транспортных документов по форме водителя также категорически запрещается). О данном происшествии Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно проинформировать Диспетчера транспортной группы/Операционного менеджера по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”.
        3. Транзитными поставами в рамках настоящего документа являются все поставки товара, поступающие в магазины из аутсортинговых складов (СВХ) и состоящие из коробов, которые ранее были отправлены на этот склад из магазинов розничной сети.
        4. При выявлении Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником расхождений в транзитных поставках, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен составить Акты расхождений отправителя и получателя (форма 6 и 7). Составленный Акт расхождений направляется Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником по адресам и способом, указанным в п. 4.2 настоящего Руководства.
        5. При повторяющихся существенных недопоставках товара в один и тот же магазин, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Директор магазина по согласованию с Аудитором Центра Дистрибуции инициирует отправку контрольных поставок товара в магазин с заранее проверенным количеством.
      1. 1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   44


  • написать администратору сайта